Od cene in procesov do podpore in varnosti.
Računovodske rešitve se na prvi pogled pogosto zdijo primerljive. Osnovne funkcionalnosti ponuja večina uveljavljenih sistemov, pomembne razlike pa se pokažejo pri posebnostih posameznega naročnika, načinu uvedbe, povezljivosti ter podpori po začetku uporabe.
Izbira računovodskih rešitev zato zahteva več kot primerjavo funkcij in cen. Pomembno je razumeti, kaj naročnik dejansko potrebuje, katere storitve ponudba vključuje in kakšno podporo lahko pričakuje med uporabo sistema. Prav ti elementi pogosto odločajo o tem, kako učinkovito bodo rešitve delovale v praksi in kakšni bodo dolgoročni stroški.
V nadaljevanju je predstavljenih osem ključnih kriterijev za izbiro računovodskih rešitev in ponudnika.
Cena in vsebina ponudbe
Pri primerjavi računovodskih rešitev cena hitro postane eno najbolj vidnih meril. Težava nastane, kadar naročnik primerja samo začetne zneske, ne da bi preveril, kaj posamezna ponudba dejansko vključuje. Prave razlike se pogosto pokažejo šele med uporabo, ko postane jasno, kakšno podporo in katere storitve naročnik za dogovorjeno ceno dejansko prejme, predvsem na področju vzdrževanja.
Ko se pojavijo vprašanja glede uporabe programskih rešitev ali sprememb zakonodaje, se hitro pokaže, kako ponudnik izvaja vzdrževanje. Takrat mora biti jasno, ali lahko uporabnik dobi strokoven nasvet brez dodatnega stroška ali pa ponudnik takšno pomoč obračuna posebej. Pri tem šteje tudi način dostopa do pomoči, na primer po telefonu, elektronski pošti ali prek povezave na daljavo, saj lahko to precej vpliva na hitrost reševanja težav. Enako velja za nove verzije, ki jih lahko zahtevajo spremembe predpisov. Prav v takšnih situacijah se pokaže dejanska vrednost dogovorjenega obsega vzdrževanja.
Na končno primerjavo stroškov uporabe vpliva tudi oblika pogodbenega razmerja pri uporabi programskih rešitev. Ponudnik lahko omogoča nakup, najem ali izbiro med obema možnostma. Naročnik naj zato poleg začetne cene oceni tudi model uporabe, obseg vzdrževanja in dodatne stroške, ki se lahko pojavijo med večletno uporabo. Šele takšna primerjava pokaže dejansko vrednost posamezne ponudbe.
Posebnosti naročnika in dejanski procesi
Pri izbiri računovodskih rešitev naročnik običajno izhaja iz predpostavke, da bo obstoječi način dela brez težav prenesel v nove sisteme. V praksi pa se vedno pokaže, da vseh obstoječih postopkov ne more v celoti prenesti brez sprememb. Pri tem mora naročnik jasno opredeliti svoje cilje postopkov, ponudnik pa mu lahko na podlagi svojih izkušenj predstavi tudi učinkovitejše poti do dosega le teh.
Pri presoji ustreznosti imajo tako posebno težo specifične zahteve naročnika, kamor sodijo postopek, pravila, izjeme, način potrjevanja, poročanja, povezovanja z drugimi sistemi itd. Zato je smiselno oceniti, v kolikšni meri izbrane rešitve te zahteve že podpirajo. Če izbrane rešitve določenih zahtev še ne podpirajo, lahko v nekaterih primerih pomagajo nastavitve ali prilagoditve, v drugih primerih pa so lahko potrebne dodatne dodelave. V takšnih situacijah največ štejeta strokovno znanje ponudnika in njegovo razumevanje dejanskih procesov naročnika.
Naročnik lahko s takšnim pregledom že pred končno odločitvijo realneje oceni obseg postavitve in potreben čas.
Ključni uporabniki naj sodelujejo dovolj zgodaj
Pri oblikovanju zahtev ni vedno mogoče zajeti vseh podrobnosti vsakodnevnega dela. Ključni uporabniki so tisti, ki najbolje poznajo posebnosti postopkov ter njihove izjeme. Če so v proces odločanja vključeni prepozno, lahko pomanjkljivosti odkrijejo šele med postavitvijo rešitev, ko je usklajevanje sprememb že zahtevnejše.
Pogled ključnih uporabnikov ima zato veliko težo že pri oblikovanju zahtev. Izkušnje iz prakse jim pomagajo preveriti, ali izbrane rešitve podpirajo naročnikov način dela in ali rešitve zajemajo vse ključne potrebe. Zgodnja vključitev je učinkovita predvsem takrat, ko ključni uporabniki k spremembam pristopijo konstruktivno in so pripravljeni prilagoditi način dela tam, kjer je to smiselno, saj si tako olajšajo prehod na nove rešitve.
Predstavitev na konkretnih primerih
Predstavitev računovodskih rešitev je priložnost, da naročnik preveri, kako bo delo z njimi potekalo v praksi. Poleg splošnega pregleda funkcionalnosti je pomembno videti tudi dejanski potek izbranih postopkov, saj se tako pokažeta način uporabe in logika dela v rešitvah. Pojasnilo ponudnika je lahko koristno, vendar je pri pomembnih zahtevah najbolje videti, kako jih programske rešitve zares rešujejo.
Pred predstavitvijo je zato smiselno določiti nekaj vsebin, ki jih mora ponudnik prikazati neposredno v programskih rešitvah. Vsebine naj odražajo način dela in pomembne potrebe naročnika ter omogočijo pregled celotnega postopka. Če naročnik primerja več ponudb, naj pri vsakem ponudniku zahteva prikaz istih vsebin. Tako lahko lažje primerja način dela, uporabnost rešitev in morebitne omejitve, preden sprejme končno odločitev o izbiri rešitev in ponudnika.
Povezljivost in kakovost podatkov
Naročnik pri računovodskem delu uporablja podatke iz različnih evidenc in procesov. Če uporabnik iste podatke v posamezne rešitve vnaša večkrat ali jih prenaša ročno, se poveča možnost neusklajenih evidenc in dodatnega preverjanja.
Pri izbiri naj bo naročnik pozoren na to, kako izbrane rešitve med seboj izmenjujejo podatke in kako se vključujejo v njegovo obstoječe informacijsko okolje. Pri tem naj ugotovi tudi, ali lahko uporabnik podatke med posameznimi rešitvami prenese neposredno, z enim korakom, brez vmesnih izvozov, uvozov ter dodatnih vnosov. Takšna povezanost precej poenostavi delo in zmanjša možnost napak.
Dobro povezane rešitve omogočajo tudi lažje nadaljnje širjenje sistema. Naročnik lahko pri enem ponudniku postopoma dodaja nove rešitve, pri tem pa ohrani povezane podatkovne tokove in enoten način dela. Pri končni presoji zato pomembna kakovost celotnega podatkovnega toka, ne le delovanje posamezne funkcionalnosti.
Obseg postavitve
Prehod na nove programske rešitve zahteva dobro usklajen potek postavitve. Pri tem šteje predvsem, kako hitro lahko uporabnik začne redno delo z novimi rešitvami. Naročnik naj zato s ponudnikom pravočasno uskladi ključne korake, pripravi potrebne podatke ter uredi potrebne dostope in druge tehnične pogoje, da začetek uporabe ne zahteva dolgotrajnega dodatnega usklajevanja.
Obseg postavitve se lahko razlikuje glede na potrebe naročnika in zahtevnost njegovega informacijskega okolja. Te posebnosti naj naročnik ponudniku predstavi pravočasno, saj lahko tako skupaj lažje uskladita potek prehoda in že vnaprej preverita, kje bo morda potrebna dodatna pomoč.
K postavitvi sodi tudi usposabljanje za delo z novimi rešitvami. Naročnik in ponudnik naj čas usposabljanja uskladita z začetkom uporabe, vsebino pa prilagodita postopkom, ki jih bo uporabnik dejansko izvajal. Tako lahko novo znanje takoj uporabi pri delu in se hitreje navadi na delo z novimi rešitvami.
Podpora
Ko uporabnik pri delu naleti na vprašanje ali težavo, potrebuje hitro in konkretno pomoč. Pri obračunih, poročanju in drugih časovno občutljivih postopkih lahko že krajši zastoj oteži delo. Zato je pomemben hiter dostop do podpore in možnost izbire med različnimi načini komunikacije. Uporabnik lahko tako vprašanje posreduje na način, ki mu v danem trenutku najbolj ustreza.
Pri presoji kakovosti podpore mora biti naročnik pozoren tudi na strokovno znanje ekipe. Pri tem šteje dobro poznavanje programskih rešitev, računovodskih postopkov in slovenskega zakonodajnega okolja. Tako lahko naročnik lažje oceni, ali bo uporabnik ob konkretnem vprašanju dobil dober nasvet, ki mu bo pomagal pri nadaljnjem delu.
Varnost in sledljivost
Računovodske rešitve vsak dan obdelujejo občutljive poslovne in osebne podatke. Varnost zato sodi med pomembna merila pri odločitvi. Naročnik mora imeti jasen nadzor nad podatki in dogajanjem v rešitvah. Jedro takšnega nadzora so jasne uporabniške pravice, sledljivost sprememb ter zanesljivi postopki za varnostne kopije, obnovo podatkov, dostop podpornega osebja in odziv ob potencialnih incidentih.
Pomembno je, da programske rešitve omogočajo ustrezno hrambo knjigovodskih listin. Pri hrambi izvirnega gradiva v digitalni obliki morajo skozi celotno obdobje zagotavljati dostopnost, uporabnost in celovitost. V praksi lahko naročnik to preveri tako, da od ponudnika zahteva prikaz, kako rešitev listino shrani, kako jo pozneje poišče in odpre ter kako zagotavlja, da vsebina med hrambo ostane nespremenjena. Če rešitve te zahteve izpolnjujejo, lahko knjigovodske listine hrani neposredno v njih in zaradi same hrambe ne potrebuje dodatnega ločenega sistema.
Tudi Agencija Evropske unije za kibernetsko varnost pri izbiri informacijskih rešitev opozarja na pomen varnostne zasnove, ustreznega odziva ponudnika ob težavah ter jasnih pravil glede obdelave podatkov. Pri obdelavi osebnih podatkov mora biti naročnik pozoren tudi na skladnost s splošno uredbo o varstvu podatkov. Varnost tako postane del presoje rešitev že pred njihovo postavitvijo, namesto da jo začne obravnavati šele po začetku uporabe.
Pogosta vprašanja
Pri izbiri računovodskih rešitev je poleg cene pomembno pogledati vsebino ponudbe, obseg vzdrževanja, način podpore, povezljivost in potek postavitve. Končna odločitev naj upošteva tudi posebnosti naročnika ter stroške, ki se lahko pojavijo skozi daljše obdobje uporabe.
Ključne procese, posebnosti in izjeme je smiselno opredeliti že pred izbiro. Pri predstavitvi naj naročnik zahteva prikaz konkretnih primerov iz svojega dela in v presojo vključi uporabnike, ki te postopke najbolje poznajo.
Dobro povezane rešitve zmanjšajo potrebo po ponovnih vnosih, izvozih in uvozih podatkov ter pomagajo ohranjati usklajene evidence. Če so rešitve zasnovane za skupno delovanje, lahko naročnik sistem tudi lažje širi z dodatnimi rešitvami.
Pomemben je predvsem čim krajši čas do operativne uporabe. Naročnik in ponudnik morata pravočasno uskladiti podatke, dostope, tehnične pogoje in usposabljanje, po začetku dela pa veliko vlogo prevzame hitro dostopna in strokovna podpora.
Računovodske rešitve morajo omogočati ustrezne uporabniške pravice, sledljivost sprememb ter zanesljivo ravnanje s podatki. Pri hrambi izvirnega gradiva v digitalni obliki morajo skozi celotno obdobje zagotavljati dostopnost, uporabnost in celovitost, kar lahko omogoči hrambo knjigovodskih listin neposredno v rešitvah.
Želite več informacij? Pišite nam na: info@grad.si.
Naši strokovnjaki vam bodo z veseljem prisluhnili in korektno svetovali.