Dejansko se je za veliko večino delodajalcev iz zasebnega sektorja obračun plač za mesec marec 2020 končal prejšnji teden, sedaj pa je na vrsti že obračun plač za mesec april 2020.
Čeprav je bil obračun plač za marec edinstven, saj se še ni zgodilo, da so delodajalci zaposlenim najprej izplačali plačo, nato počakali nekaj tednov, ponovili obračun plač za mesec marec z upoštevanjem oprostitve prispevka za ZPIZ od 13.3.2020 dalje, po možnosti izplačali še krizni dodatek, hkrati pa poskrbeli, da se je neto izplačilo po ponovnem obračunu izenačilo z dejanskim izplačilom in še uspešno oddali kopico REK-1 obrazcev – neprecenljvo in upamo, da tudi neponovljivo.
Sedaj pa je na vrsti obračun plač za mesec april 2020. V določenih pogledih bo sam obračun enostavnejši kot obračun za marec, vendar daleč od tega, da bi bil enostaven, brez posebnosti in zapletov. Res je, da je tokrat pred nami celovit mesec, posebnost pa je obračun boleznin v breme delodajalcev, saj bo večina delodajalcev lahko zahtevala refundacijo teh boleznin od 11.4.2020 dalje.
V nadaljevanju smo pripravili povzetek obračuna plač za mesec april 2020, kjer pa je potrebno upoštevati dejstva, da imajo delodajalci različne situacije in predpise, ki jim narekujejo pravilen obračun. Še vedno svetujemo delodajalcem, da redno spremljajo navodila na spletni strani FURS-a ter na spletni strani Zavoda za zdravstveno zavarovanje in jih smiselno uporabijo pri samem obračunu.
NASTAVITVE OBRAČUNA
Velika večina delodajalcev iz zasebnega sektorja bo upoštevala oprostitev plačila prispevka za ZPIZ (razen določenih vrst prejemkov, ki so izjema), zato predlagamo, da v meniju Nastavitve obračuna v polju Šifra dohodka za REK izberejo šifro 1002 – Plača za delo v času epidemije. Na ta način bo program pri vseh vrstah prejemka avtomatično določil šifro 1002, za izjeme pa bo program pripravil ločene prispevke (npr. v primeru obračuna refundacij ter boleznin po 11.4.2020 se mora pripraviti REK-1 s šifro 1001, v primeru obračuna čakanja oziroma višje sile z povračilom stroškov s šifro 1004 ter ob izplačilu kriznega dodatka s šifro 1190).
VRSTE PODATKOV
Pri obračunu plač za mesec marec so delodajalci za obračune po 13.3.2020 odpirali nove šifre vrst prejemkov, od katerih se ni plača prispevek za ZPIZ, zato je bila za obračun plač za april dilema, katere vrste prejemkov uporabiti. Optimalnejša varianta je tako uporaba rednih šifer vrst prejemkov (torej tistih, ki ste jih uporabljali pri obračunih pred epidemijo), ki prinesejo več pozitivnih zadev in manj dodatnih opravil. Med pozitivne lahko štejemo dejstva, da vsi delodajalci, ki prevzemajo podatke iz registratorjev prisotnosti, enostavno (brez spreminjanja šifer) uvozijo podatke, ni potrebno spreminjati šifer v meniju Nastavitve programa, ni potrebno spreminjati šifer dodatkov na pogodbah in podobno. Kaj pa moramo vseeno narediti?
– pri vseh šifrah vrst prejemkov (razen izjem, ki so zapisane v nadaljevanju), iz katerih se izračunavajo bruto zneski (torej odpadejo šifre materialnih prejemkov), je potrebno spremeniti Skupino prispevkov. Običajno imajo prejemki skupino prispevkov s šifro 1, kar pomeni, da se obračunajo in plačajo vsi socialni prispevki, ki pa jo moramo zaradi neplačila prispevka za ZPIZ zamenjati z ustrezno šifro skupine prispevkov, kjer se prispevek za ZPIZ obračuna, vendar ne plača. To šifro skupine prispevkov smo odprli pri obračunu plač za mesec marec, zato ta šifra sigurno še obstaja. Na ta način spremenimo šifre npr. pri prejemkih redno delo, praznik, dopust, dodatki, razlika do minimalne plače, različni dodatki in podobno.
Katere šifre prejemkov pa so izjeme?
Skladno z zakonodajo in navodili FURS-a pa moramo vse prispevke plačati od bonitet, dodatkov nad uredbo vlade, refundacij, boleznin (po 11.4.2020), pogojno tudi od čakanja na delo in višje sile (v kolikor ne uveljavljano pomoč za oprostitev plačila vseh socialnih prispevkov). Pri vseh teh šifrah prejemkov šifro Skupine prispevkov pustimo nespremenjeno (verjetno šifra 1), saj smo dolžni plačati vse prispevke.
– ker smo v Nastavitvah obračuna določili šifro 1002 za obrazec REK-1, potem moramo na izjemah na zavihku Ostalo v polju Šifra dohodka za REK izbrati šifro 1001 – Plača in nadomestila plače.
– za vse boleznine, ki so običajno v breme delodajalcev, lahko delodajalec za boleznine od 11.4.2020 dalje zahteva refundacijo nastalih stroškov. Ker pa na splošno od boleznin v breme delodajalcev ne plačujemo prispevka za ZPIZ (to velja izključno do 10.4.2020), je potrebno za te boleznine po 11.4.2020 odpreti nove šifre prejemkov in ustrezno spremeniti nastavitve. Na ta način v šifrantu Vrste prejemkov s pomočjo gumba Kop v orodni vrstici na nove šifre najprej skopiramo že obstoječe šifre za boleznino v breme delodajalcev (seveda skopiramo samo tiste šifre, ki jih imamo po 11.4.2020). Nato se postavimo na novo odprto šifro in spremenimo naslednje nastavitve:
– posebnost obračuna prispevkov je tudi obračun prispevkov pri Razliki do minimalne osnove, kjer se v primeru oprostitve plačila prispevka za ZPIZ tudi od te razlike moramo oprostiti plačila prispevka za ZPIZ, enako je tudi v primeru čakanja in višje sile, kjer se od te razlike ne plača noben prispevek. Navodil glede obračuna prispevkov od razlike do minimalne osnove v teh posebnih primerih namreč ni, vendar smo te zahteve opazili pri testiranju uvoza novih REK obrazcev na portalu Beta eDavki.
Ker teh nastavitev še nimate in je nastavitev delno zapletena, predlagamo delodajalcem, ki imajo tak primer, da kontaktirajo svetovalce na podjetju GRAD d.d..
ČAKANJE NA DELO, VIŠJA SILA
Vsi delodajalci, ki bodo zahtevali povračilo stroškov za čakanje na delo in višjo silo zgolj opominjamo, da morajo pri obračunu upoštevati omejitve, ki so zapisane v zakonu. Pri tem mislimo na znesek čakanja oziroma višje sile, ki ne sme biti manjši od zneska minimalne plače, hkrati pa povrnejo strošek zgolj do višine zneska povprečne plače v letu 2019 (1.753,84 EUR). Program seveda omogoča dodatni obdelavi, ki omogočata pravilni obračun, hkrati pa ste ti obdelavi uporabili že pri obračunu plač za mesec marec 2020.
KRIZNI DODATEK
Delodajalci (razen izjem) morajo skladno s predpisi upravičenim zaposlenim izplačati tudi krizni dodatek. Ustrezno šifro vrste prejemka za izplačilo kriznega dodatka imate že odprto (verjetno ste jo uporabili pri izplačilu kriznega dodatka za marec 2020), v kolikor pa je še nimate, jo lahko prenesete iz prednastavljenega šifranta vrst prejemkov. Predlagamo, da krizni dodatek izplačate skupaj s plačo (lahko tudi krizni dodatek za mesec marec, v kolikor ga še niste izplačali), lahko pa ga izplačate tudi kot dodatno izplačilo. V vsakem primeru mora program pripraviti svoj obrazec REK-1 s šifro 1190.
Ker so bili v mesecu aprilu tudi prazniki, so zaposleni skladno z navodili FURS-a upravičeni do kriznega dodatka na dan praznika, v kolikor bi na ta dan delali. Podrobnosti si preberite na spletni strani FURS-a.
PROSTOVOLJNO DODATNO POKOJNINSKO ZAVAROVANJE – PROGRAM VIZIR
Za delodajalce, ki pri obračunu plač obračunavajo tudi premijo PDPZ, običajno ni posebnosti pri pripravi obrazca REK-1, tokrat pa je potrebno v določeni situaciji ročno dopolniti obrazec REK-1. Seveda zakonodajalec pri pripravi zakonodaje ni predvidel vseh možnih scenarijev in eden je tudi na temo premije. Tako se seveda lahko zgodi, da je bil zaposleni del meseca na čakanju, del meseca pa je delal, hkrati pa je bil morda še na bolniški. V tem primeru se za njega pripravijo 3 obrazci REK-1: 1001 (za boleznino), 1002 (za redno delo) ter 1004 (za čakanje), vprašanje pa je, kje in kako naj se prikaže njegova premija (na zbirnem obrazcu REK-1 in na analitičnem). Program bo po najboljših močeh na obrazcih prikazal ustrezne premije, vendar v tem primeru delodajalcem predlagamo, da preverijo ustreznost podatkov na obrazcih REK-1.
POSEBNOSTI PRI OBRAČUNU
Vse te spremembe pa so očitno vplivale tudi na drugačno obravnavo oprostitve plačila dela prispevka za ZPIZ na plače (v višini 30%) pri zaposlenih, starejših od 60 let, ki jim obračunavamo boniteto. Brez pojasnila sedaj zahtevajo, da za to kombinacijo oprostitev dela plačila prispevka ne velja in je potrebno plačati kompleten prispevek. Delodajalcem, ki imajo tak primer (običajno to izvemo pri oddajo obrazca REK-1) predlagamo, da v tem primeru kontaktirate svetovalce na podjetju GRAD d.d..
Vsem izplačevalcem pa predlagamo, da pred obračunom plač poskrbijo, da imajo uporabniki instalirano zadnjo verzijo programa Vitez.
Želite več informacij?
Pišite nam na: info@grad.si ali pokličite na +386 (0) 1/25 73 781
Naši strokovnjaki vam bodo z veseljem prisluhnili in korektno svetovali.