Zadnji mesec v letošnjem letu že glasno trka na vrata in nam prinaša praznično vzdušje tako v domove kot tudi v poslovno okolje. Preden se temu popolnoma prepustimo, je potrebno opraviti še pomembno vsakoletno nalogo oziroma inventuro osnovnih sredstev.
Podjetja lahko inventuro oziroma popis osnovnih sredstev opravijo kadarkoli med poslovnim letom, saj gre za popis dejanskega stanja osnovnih sredstev na določen dan in ugotavljanje razlik s stanjem, ki je razviden iz poslovnih knjig oziroma knjigovodskih evidenc.
Ustaljena praksa večine podjetij oziroma pri podjetjih, ki imajo poslovno leto usklajeno s koledarskim letom, je popisovanje osnovnih sredstev proti koncu leta. Razlogi za to so predvsem pragmatični, saj se poslovanje takrat umiri in se lahko lažje posvetimo takšni nalogi, ki potrebuje veliko pozornosti, natančnosti in preudarnosti.
Poleg tega je proti koncu leta inventuro osnovnih sredstev najlažje izvesti. Ali je to res?
Da, vendar se moramo na to skozi leto pametno pripraviti. Popis osnovnih sredstev bo konec leta najmanj zahteven in zamuden, če bomo sproti usklajevali stanja v poslovnih knjigah z dejanskim stanjem. Sprotno usklajevanje terjatev, obveznosti, osnovnih sredstev in zalog nam prihrani veliko dela in časa, ki bi ga sicer porabili pri inventuri.
Kako bo vaše inventurno vzdušje bolj praznično?
Nespametno medletno pometanje pod preprogo in kopičenje nalog za konec leta bo prej pripeljalo do napetega in neprijetnega ozračja, kot pa do predprazničnega vzdušja. Zato je pomembno, da imamo pravilno postavljen postopek, sistem in orodja za izvedbo inventure osnovnih sredstev. S predpripravo, natanko razdelanim postopkom in pravimi orodji bo popis zagotovo bolj prazničen kot sicer.
Z ustrezno in pravočasno predpripravo se izognemo napakam, ki se zagotovo zgodijo, če počnemo zadeve zadnji hip, saj zaradi hitenja izgubimo pozornost in povečamo nervozo – idealni pogoji za gojišče napak. Predpriprava pomeni, da je vsa knjigovodska dokumentacija urejena in da so vknjiženi vsi knjigovodski dogodki do dneva izvedbe popis.
V fazo predpriprave spada tudi natančen načrt poteka popisa in sicer kdo, kaj, kje, kdaj in s čim bo popisoval. Pri tem pa naj se upoštevajo vsi parametri, ki bi lahko vplivali na učinkovitost inventure. Treba je paziti, da se popis izvaja takrat, ko je obremenjenost udeležencev najmanjša in ko je aktivnost poslovnih procesov najnižja. Inventuro želimo izvesti tako, da je čim cenejša in da ne moti rednih delovnih procesov.
Ko opravljamo popis, ni dovolj, da le preverimo, ali sredstva imamo, ampak tudi, kje so in v kakšnem stanju so. Med izvedbo inventure se sredstva glede na stanje prevrednoti oziroma predlaga za odpis ali popravilo, če se njihovo dejansko stanje ne ujema več s knjigovodskim. Lahko pa se glede na dejansko stanje ali smotrnost odločimo tudi za premestitev določenih osnovnih sredstev iz določenega nahajališča na drugo lokacijo skladno z inventurnim popisom.
Priročna rešitev iz sistema GRAD – orodje za enostavno izvedbo inventure.
Komplet Žezlo – Inventura je namenjen hitri in brezhibni izvedbi inventure oziroma popisu osnovnih sredstev. Sestavljata ga program Žezlo – Inventura (posebna dodatna licenca programa Žezlo) in program iŽezlo (programski popisovalec osnovnih sredstev). Poleg programskih rešitev komplet vsebuje strojno opremo za izvedbo inventure (tablični računalnik ter čitalec črtne kode).
Programska komponenta iŽezlo, ki je nameščena na tablici, programsko izvaja popis, saj s pomočjo čitalca črtnih kod zajamemo osnovna sredstva in njihova nahajališča (stavbe, sobe, stroškovna mesta, stroškovnike…) v program iŽezlo. Podatke nato delno obdelujemo na tablici oziroma jih program Žezlo – Inventura posreduje v program Žezlo. V programu Žezlo dokončno obdelamo prejete podatke oziroma vodimo celovito evidenco osnovnih sredstev in obračun amortizacije osnovnih sredstev.
S čitalcem najprej zajamemo nahajališče, nato pa odčitamo osnovna sredstva, ki jih najdemo na lokaciji. Program iŽezlo nam sporoči, če se vsebina lokacije ujema z registrom. Program zazna spremembe in nam jih tudi sporoči, npr. če določenega sredstva še ni v registru ali pa pripada drugemu nahajališču. Prav tako nas program obvesti o neprebranih sredstvih, tj. o predmetih, ki bi se morali nahajati na tej določeni lokaciji in jih še nismo odčitali. iŽezlo med izvedbo popisa avtomatično zazna nova, manjkajoča oziroma spregledana sredstva.
Pri popisu ločujemo tista osnovna sredstva, ki se popisujejo s pomočjo črtne kode (opredmetena osnovna sredstva) od tistih, ki se ne (neopredmetena osnovna sredstva, programska oprema, zemljišča,…). Za osnovna sredstva, ki se ne popisujejo s pomočjo črtne kode, je omogočen ločen izpis inventurnih listov osnovnih sredstev. Za osnovna sredstva, ki se popisujejo s črtnimi kodami, pa je na voljo več opcij izpisov nalepk s črtnimi kodami (za posamezno osnovno sredstvo, za nahajališča osnovnih sredstev…).
Želite več informacij o rešitvi? Pišite nam na: info@grad.si.
Naši strokovnjaki vam bodo z veseljem prisluhnili in korektno svetovali.