Ko potrjevanje potrebuje jasen proces.
Likvidacija računov je pomemben del obdelave prejetih dokumentov, a ji pri urejenem procesu običajno ne namenjamo veliko pozornosti. Opaznejša postane, ko potrjevanje ne poteka več tekoče in začne vplivati na nadaljnjo obdelavo računov. Takrat se pojavi tudi vprašanje, ali bi bilo ta del postopka smiselno urediti elektronsko.
Kdaj je takšna ureditev dejansko smiselna, je odvisno predvsem od tega, kako pri vas poteka potrjevanje računov.
Račun mora priti do osebe, ki ga lahko vsebinsko potrdi
Likvidacija je korak, v katerem odgovorna oseba račun vsebinsko pregleda ter ga potrdi ali zavrne. Računovodstvo lahko preveri formalne podatke in računovodsko pravilnost, nima pa vedno informacij, s katerimi bi lahko presodilo, ali račun ustreza dejanskemu poslovnemu dogodku.
To praviloma bolje pozna oseba, ki je sodelovala pri naročilu, vodi projekt ali je odgovorna za nastali strošek. Takšnega uporabnika pogosto imenujemo likvidator. Njegova naloga je presoditi, ali se račun ujema z dogovorom in ali je primeren za nadaljnjo obdelavo.
Če račun potrjuje ena oseba in dokument do nje pride brez težav, je postopek razmeroma preprost. Zahtevnejši postane takrat, ko so odgovornosti razdeljene med več likvidatorjev ali ko različni računi sledijo različnim potem potrjevanja.
Kje se ročni način začne zapletati?
Pri ročnem postopku se težava pogosto ne pokaže pri sami odločitvi o računu, ampak pri organizaciji njegove poti. Dokument lahko najprej pristane v elektronskem predalu ene osebe, nato se posreduje naprej in čaka na naslednjo obravnavo.
Ko pri potrjevanju sodeluje več likvidatorjev, je težje ohraniti skupen pregled nad stanjem posameznega računa. Elektronska pošta pri tem sicer odpravi papir, ne ustvari pa nujno enotnega pregleda nad postopkom.
Odsotnost odgovorne osebe lahko postopek hitro ustavi. Do zastojev pride tudi, kadar likvidatorji delajo na različnih lokacijah, potrjevanje pa je vezano na fizični dokument ali dostop z določenega računalnika.
V takšnem okolju začne računovodstvo poleg svoje osnovne naloge prevzemati še organizacijsko spremljanje. Preverja, kateri računi še čakajo, in išče razlog, zakaj posamezen dokument še ni pripravljen za nadaljnjo obdelavo.
Kaj elektronska likvidacija pri tem spremeni?
Elektronska likvidacija oziroma e-likvidacija omogoča, da dokument v programskih rešitvah potuje po vnaprej določeni poti. Po evidentiranju se račun usmeri do likvidatorja, njegova odločitev pa ostane zapisana neposredno ob dokumentu.
Če mora sodelovati več potrjevalcev, račun po posamezni odločitvi nadaljuje do naslednje odgovorne osebe. Uporabnikom ga zato ni treba ročno posredovati ali posebej sporočati, da je njihov del postopka zaključen.
Pomemben je tudi pregled nad stanjem. Računovodstvo lahko vidi, kateri dokumenti so že potrjeni in kateri še čakajo na obravnavo. Pri odsotnostih se lahko predvidi nadomeščanje, zato pot računa ni nujno odvisna od dosegljivosti enega uporabnika.
Spletni dostop je uporaben, kadar likvidatorji delajo na različnih lokacijah ali račun obravnavajo zunaj običajnega delovnega mesta. Za potrditev oziroma odobritev računa zato ni nujno potreben dostop do računalnika, na katerem so nameščene osnovne programske rešitve.
Število računov samo po sebi ne pove dovolj
Pri razmišljanju o elektronski likvidaciji se hitro pojavi vprašanje, koliko računov je treba obdelovati, da se uvedba splača. Enotne meje ni, ker količina dokumentov ne pove, kako zahtevna je njihova pot.
Tudi večje število računov je lahko obvladljivo, če jih potrjuje ena oseba in imajo vsi podobno pot. Manj dokumentov lahko zahteva precej več usklajevanja, kadar se v potrjevanje vključuje več odgovornih oseb ali so poti odobritve različne.
Pri presoji zato preverite, koliko organizacijskega dela zahteva potrjevanje. Če je treba stanje računov redno spremljati in ročno usklajevati med uporabniki, je elektronska ureditev lahko smiselna tudi pri razmeroma majhnem številu dokumentov.
Elektronska likvidacija ne uredi nejasnih odgovornosti
Pred uvedbo preverite, ali sta pot potrjevanja in razdelitev odgovornosti opredeljeni. Programske rešitve lahko nato ta pravila podprejo in račun usmerjajo do pravih oseb.
Enako velja za odstopanja od običajnega postopka. Vedeti je treba, kdo prevzame odobritev, kadar običajni likvidator ni dosegljiv, ter kako se obravnavajo računi, ki ne sledijo običajni poti.
Elektronska likvidacija prinese največ koristi, ko so odgovornosti že jasno določene. Programske rešitve nato usmerjajo dokument skozi postopek in omogočajo pregled nad njegovim stanjem, vsebinska odločitev pa ostane pri uporabniku, ki pozna ozadje posameznega računa.
Cilj naj zato ne bo digitalizirati potrjevanja zaradi digitalizacije same. Dobro urejeni postopki omogočajo, da se pozornost preusmeri k odločanju o računih, pot dokumenta pa ostane urejena v ozadju.
Pogosta vprašanja
Likvidacija računa je vsebinski pregled, pri katerem odgovorna oseba preveri njegovo upravičenost ter ga potrdi ali zavrne. S tem se ugotovi, ali račun ustreza dogovorjenemu poslu in lahko nadaljuje v računovodsko obdelavo.
Likvidator je oseba, ki je odgovorna za vsebinski pregled in potrditev računa. Običajno pozna okoliščine naročila ali nastanka stroška, zato lahko presodi, ali je račun upravičen.
Elektronska likvidacija je smiselna, ko potrjevanje zahteva več usklajevanja, pri njem sodeluje več oseb ali je težko spremljati stanje posameznih računov. Njena korist je predvsem v preglednejšem poteku postopka in boljši sledljivosti odločitev.
Ne. Potreba po elektronski likvidaciji je odvisna predvsem od zahtevnosti postopka potrjevanja. Tudi manjše število računov lahko zahteva precej usklajevanja, kadar pri odobritvi sodeluje več oseb.
Da, če programska rešitev omogoča spletno potrjevanje. Likvidator lahko račun pregleda in potrdi tudi zunaj običajnega delovnega mesta, brez dostopa do računalnika, na katerem je nameščena osnovna programska rešitev.
Pred uvedbo je treba opredeliti pot potrjevanja in odgovornosti posameznih uporabnikov. Določiti je treba tudi način nadomeščanja odsotnih likvidatorjev ter obravnavo računov, ki zahtevajo drugačen postopek.
Želite več informacij? Pišite nam na: info@grad.si.
Naši strokovnjaki vam bodo z veseljem prisluhnili in korektno svetovali.