Približuje se konec koledarskega leta, pred tem pa še vsakoletno obdobje inventur. Ste pripravljeni na popis vaših osnovnih sredstev?
Inventuro oziroma popis osnovnih sredstev se lahko opravi kadarkoli med letom, vendar je nekakšna ustaljena praksa večine podjetji, da se inventura izvaja proti koncu koledarskega leta, predvsem pri tistih podjetjih, ki imajo poslovno leto enako koledarskemu.
Razlogi za to so predvsem pragmatični, saj se poslovanje takrat umiri in se lahko lažje posvetimo takšni nalogi, ki potrebuje veliko pozornosti, natančnosti in preudarnosti, nima pa neposrednega učinka na primarno dejavnost podjetja.
Kaj je pravzaprav inventura?
Inventura je popis dejanskega stanja osnovnih sredstev na določen dan in ugotavljanje razlik s stanjem, ki je razviden iz poslovnih knjig oziroma knjigovodskih evidenc. Kaj pa napisano pomeni v praksi? Kako popisati osnovna sredstva in opraviti celotno inventuro?
Dobra priprava je ključna
Začnemo s predpripravo. Predpriprava pomeni, da je vsa knjigovodska dokumentacija urejena in da so vknjiženi vsi knjigovodski dogodki do dneva izvedbe popisa. Temu koraku se lahko delno izognemo, če knjigovodske evidence redno in vestno izvajamo čez leto.
V fazo predpriprave spada tudi natančen načrt poteka popisa in sicer kdo, kaj, kje, kdaj in s čim bo popisoval. Pri tem upoštevamo vse parametre, ki bi lahko vplivali na učinkovitost inventure. Treba je paziti, da se popis izvaja takrat, ko je obremenjenost udeležencev najmanjša in ko je aktivnost poslovnih procesov najnižja. Inventuro želimo izvesti tako, da je čim cenejša in da ne moti rednih delovnih procesov.
Pravo orodje je zlata vredno
Inventura se lažje in hitreje izvede, če razpolagamo s pravimi orodji. Danes se inventure večinoma izvajajo elektronsko, s pomočjo črtnih kod in čitalcev.
Znotraj širokega spektra Gradovih rešitev najdemo povezljivo rešitev za elektronski popis osnovnih sredstev – Žezlo Inventura. To je komplet programske in strojne opreme, ki omogoča hiter in brezhiben popis osnovnih sredstev. Sestavlja ga program Žezlo – Inventura (posebna dodatna licenca programa Žezlo), program iŽezlo (programski popisovalec osnovnih sredstev) in čitalec črtne kode.
S čitalcem najprej zajamemo nahajališče, nato pa odčitamo osnovna sredstva, ki jih najdemo na lokaciji. Program iŽezlo nam sporoči, če se vsebina lokacije ujema z registrom. Program zazna spremembe in nam jih tudi sporoči, npr. če določenega sredstva še ni v registru ali pa pripada drugemu nahajališču. Prav tako nas program obvesti o neprebranih sredstvih, tj. o predmetih, ki bi se morali nahajati na tej določeni lokaciji in jih še nismo odčitali. iŽezlo med izvedbo popisa avtomatično zazna nova, manjkajoča oziroma spregledana sredstva.
Ali se popisuje vsa sredstva?
Pri popisu ločujemo tista osnovna sredstva, ki se popisujejo s pomočjo črtne kode (opredmetena osnovna sredstva) od tistih, ki se ne (neopredmetena osnovna sredstva, programska oprema, zemljišča,…). Za osnovna sredstva, ki se ne popisujejo s pomočjo črtne kode, je omogočen ločen izpis inventurnih listov osnovnih sredstev. Za osnovna sredstva, ki se popisujejo s črtnimi kodami, pa je na voljo več opcij izpisov nalepk s črtnimi kodami (za posamezno osnovno sredstvo, za nahajališča osnovnih sredstev…).
Uskladitev dejanskega stanja
Ko opravljamo popis, ni dovolj, da le preverimo ali sredstva imamo, ampak tudi kje so in v kakšnem stanju so. Med izvedbo inventure se glede na stanje sredstva tega predlaga za odpis ali popravilo. Lahko pa se glede na dejansko stanje ali smotrnost odločimo tudi za premestitev določenih osnovnih sredstev iz določenega nahajališča na drugo lokacijo skladno z inventurnim popisom.
Želite več informacij o rešitvi? Pišite nam na: info@grad.si.
Naši strokovnjaki vam bodo z veseljem prisluhnili in korektno svetovali.